Legalizzazione di Copie e Firme

AUTENTICAZIONE DI COPIE
 
L´autenticazione di una copia di un documento si basa nell'attestare la sua conformità con l´originale, di cui si è presa visione.
La copia può essere autenticata:

• dal pubblico ufficiale dell'ufficio presso cui è depositato l´originale;
• dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso l´originale;
• dal pubblico ufficiale al quale deve essere prodotto il documento;
• dal notaio, cancelliere, segretario comunale o dall'ufficiale di anagrafe appositamente incaricato. Il cittadino che si rivolge all'ufficio anagrafe deve comunque sempre esibire l´originale del documento completo in tutte le sue parti.

Il cittadino può sostituire l´autentica con una sua dichiarazione di conformità all'originale, la firma del dichiarante non deve essere autenticata (Legge Bassanini - autocertificazione).
Per autocertificare la conformità del documento con l´originale bisogna scrivere i propri dati anagrafici sul retro della copia, dichiarare che la copia è conforme all'originale e firmare.
 
Quali sono i documenti che si possono autenticare:
 
La legge consente agli ufficiali di anagrafe di autenticare

• copie di documenti pubblici, cioè provenienti da pubbliche amministrazioni;
• documenti fiscali conservati obbligatoriamente da privati;
• qualsiasi altro tipo di documento che debba essere utilizzato in un procedimento amministrativo.

Alcuni documenti di natura privatistica come:

• bolle di accompagnamento e fatture;
• quietanze di natura privata;
• scritture private in genere.

Possono essere autenticate solo se richiesti nell'ambito di un procedimento amministrativo da un ente pubblico. Per l'autenticazione di copie di documenti non è richiesta la residenza.
 
AUTENTICAZIONE DI FIRME
 
Presso l´Anagrafe si autenticano le firme in calce a:

• dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà ed istanze da presentare per la riscossione di benefici economici (pensioni, contributi etc.) da parte di altre persone.
• istanze e dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà da presentare a privati (banche, assicurazioni etc.)

L´autenticazione della sottoscrizione, oltre che dal dipendente incaricato dal sindaco,può essere fatta anche presso un notaio, un cancelliere, da un dipendente addetto a ricevere la documentazione, dal segretario comunale.
La sottoscrizione delle istanze e delle dichiarazioni sostitutive dell'Atto di notorietà rivolte ad una pubblica amministrazione o a gestori ed esercenti di un pubblico servizio, con l´esclusione delle deleghe per la riscossione di benefici per conto terzi, non deve essere autenticata, e deve essere fatta in presenza del dipendente incaricato a ricevere la documentazione oppure presentata con fotocopia del documento di identità del dichiarante.